Proyek adalah aktivitas yang mempunyai
ciri-ciri seperti mempunyai objektif yang spesifik yang harus diselesaikan,
terdefinisi jelas waktu awal dan akhir, mempunyai batas dana, menggunakan
sumber daya, serta multifungsional yaitu anggota proyek bias berasal dari
departemen yang berbeda. Manajemen proyek meliputi juga perencanaan dan
pengawasan proyek. Perencanaan proyek meliputi definisi kebutuhan kerja,
definisi jumlah dan kualitas kerja, dan definisi kebutuhan sumebr daya.
Sedangkan pengawasan proyek terdiri dari penelusuran status proyek,
membandingkan hasil actual dan hasil diprediksikan, dan membuat penyesuaian.
Shtub(1994) menggambarkan diagram
kemampuan yang penting dimiliki untuk seorang manajer proyek, yaitu:
1. Problem Solving, kemampuan manajer
dalam menyelesaikan suatu masalah dengan efektif dan efisien.
2. Budgeting and Cost Skills,
kemampuan dalam hal membuat sebuah anggaran biaya proyek, analisis kelayakan
investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan
penyedia dana.
3. Scheduling and Time Management
Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek.
4. Technical Skills, kemampuan teknis
melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek, dengan mengetahui
prosedur-prosedur dan mekanisme proyek.
5. Leadership Skills, kemampuan ini
penting dimiliki karena apa yang yang dilakukan oleh seorang manajer proyek
menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
6. Resource Management and Human
Relationship Skills, kemampuan ini adalah masalah utama bagi para manajer
proyek. Karena manajer proyek harus memahami akibat dari kegagalan dalam
mengelola sumber daya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan
social dengan orang-orang yang terlibat didalam proyek. Seorang manajer proyek
juga harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan
persahabatan dengan pihak lain, salah satunya menjadi pendengar yang baik.
7. Communication Skills, seorang
manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi dengan baik, karena jika
tidak ada komunikasi yang efektif maka perencanaan sebuah proyek tidak akan
berjalan dengan lancar.
8. Negotiating Skills, untuk
memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan ini sangat
penting. Tapi, manajer proyek harus emmahami kepentingan manajemen atas
sehingga dengan pemahaman ini manajemen proyek dapat melakukan negosiasi dengan
pemikiran yang tenang untuk memperoleh apa yang diinginkan.
9. Marketing, Contracting, Customer
Relationship Skills; kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh seorang
marketing, tetapi seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk
memasarkan hasil proyeknya. Selain itu, kedekatan dengan para konsumen juga
sangat diperluka, manajer proyek harus responsive terhadap perubahan kebutuhan
dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Selain kriteria-kriteria diatas,
terdapat kriteria lain yang harus dimilik oleh seorang manajer proyek,
diantaranya adalah:
1. Pemikir system, kemampuan dalam
berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang
berbeda-beda, karena tidak bias dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah
hanya secara parsial.
2. Integritas pribadi, membangun dan
meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu
sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.
3. Proaktif, seorang manajer proyek
dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif) akan
tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa
depan proyek.
4. Toleransi yang tinggi terhadap
stress, mengingat sebuah proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti
akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggung jawab kepadanya.
Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat
bertahan dalam tekanan.
5. Perspektif Bisnis Umum, seorang
manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang
berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
6. Politikus Mahir, strategi dalam
menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan
kriteria pentik manajer proyek yang efektif.
7. Optimis, Kepercayaan diri terhadap
proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah
strategi proyek kea rah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang
telah ditetapkan.
